אל הארכיון מנוקזים הן מסמכי דירקטוריון והנהלת קק"ל, והן אלה של יחידות הביצוע בשטח העוסקות בפיתוח היערות, הפארקים, מאגרי המים והחינוך בארץ ובתפוצות. המסמכים העוברים בין משרדי הארגון בארץ וברחבי העולם מוצאים, גם הם, דרכם אל הארכיון בירושלים.
המסמכים עוברים תהליך מיון על פי נושאים ומפתוח. כאן נרשמים פרטיהם במחשב והם מתויקים באופן נושאי וכרונולוגי. לאחר גניזה בת כ-15 שנה בקק"ל, מועברים התיקים אשר מכילים חומר היסטורי רב-ערך ממגנזות קק"ל לארכיון הציוני, שם הם מאוחסנים ופתוחים לעיון בפני הציבור הרחב.
שמות התיקים מצורפים למאגר הממוחשב כחלק מאינדקס שמות הנושאים המצויים בחטיבת קרן קימת לישראל בספריית הארכיון הציוני. המסמכים, אשר חלקם גם סרוקים, מציגים תמונת מצב של המבנה הארגוני של קק"ל בתקופה נתונה, וכן של פעולות שוטפות ופרויקטים מיוחדים. נושאים אלה מצביעים על רצף היסטורי והמשך תיעודי לעשייה רצופה, המשתלבת בזיכרון ההיסטורי של מדינת ישראל.
דרך הארכיון יכול הציבור גם להיעזר במידע על האוספים השונים שנוצרו על ידי קק"ל במהלך השנים: כרזות, יומני שנה, תצלומים, מפות, תוכניות חינוכיות בנושאי ארץ ישראל, סרטונים וקלטות וידאו.