במפגש זה ייחשפו המשתתפים ויתרגלו שימוש בכלי לניהול זמן באמצעות חלוקה של משימות לפי חשיבות ודחיפות
משחק התעוררות וחימום – נפזר על הרצפה מספרים מ-1–30, תחומים בתוך עיגול/ריבוע המסומן על הרצפה בסרט סימון. המשימה של חברי הקבוצה היא לדרוך על המספרים לפי הסדר שלהם.
החוקים הם: אסור שיהיה יותר מאדם אחד בזמן נתון בשטח התחום ואסור לדרוך על מספר לא בסדר הנכון. אם אחד משני המקרים האלו מתרחש מתחילים מהתחלה את הספירה. ניתן לחברי הקבוצה לחשוב על דרך פעולה לפני שהם מתחילים.
למנחה: בפעם הראשונה שבה הקבוצה תתנסה, המנחה ימדוד זמן בלי שהמשתתפים ידעו, ויזכור את התוצאה. לאחר שהקבוצה תשלים פעם אחת את המשימה, המנחה יגיד להם שהפעם הוא מודד זמן. לא מאפסים את הזמן אם הקבוצה עברה על חוק ומתחילה מחדש את הספירה. רגע לפני שמתחילים המנחה ישאל אם יש להם הצעות לייעול המשימה כקבוצה. מבצעים את המשימה בשנית.
המנחה יכריז על הזמן עם תום המשימה.
ננסה פעם שלישית – המשימה של הקבוצה היא לנצח את הזמן שקבעו בניסיון הקודם. שוב ניתן לקבוצה זמן לחשוב על הצעות לייעול כדי שיבצעו את המשימה בזמן קצר יותר.
המפגש הזה יעסוק בניהול זמן. כבני נוער מובילים וכמי שעתידים לתפוס עמדות מנהיגות בעתיד עליכם לדעת להשתמש בזמן שלכם בצורה טובה.
אפשר לשמוע תחושות ראשוניות של המשתתפים בנושא לגבי עצמם – האם הם מעריכים את עצמם כמנהלי זמן טובים או לא? באילו תחומים יותר ובאילו פחות?
המנחה יקריא לקבוצה / ייתן למשתתף להקריא / ימחיש באמצעות עזרים / יקרין סרטון על סיפור האבנים הגדולות בחיינו:מרצה זקן בבית ספר למנהל בארצות הברית הוזמן לשאת הרצאה בנושא "תכנון זמן יעיל" בפני קבוצה של 15 מנהלים בכירים בחברות הגדולות ביותר בארצות הברית. העביר האיש את מבטו באיטיות על פני הנוכחים, ולאחר מכן אמר: "אנו עומדים לערוך ניסוי".
הוא הוציא מכל זכוכית גדול מתחת לשולחן שהפריד בינו לבין מאזיניו, והניחו לפניו. לאחר מכן הוא הוציא מתחת לשולחן כתריסר אבנים, כל אחת בגודל של כדור טניס, והניחן בעדינות, אחת אחת בתוך המכל.
כאשר המכל התמלא ולא היה אפשר להוסיף עוד אבן אחת, נשא המרצה אט אט את מבטו ושאל: "האם המכל מלא?"
כולם השיבו: "אכן".
הוא המתין כמה שניות ושאל :"האומנם?" שוב התכופף והוציא מתחת לשולחן כלי מלא אבני חצץ. בזהירות שפך את החצץ מעל האבנים וניער מעט את המכל. אבני החצץ הסתננו בין האבנים הגדולות, עד שירדו לתחתית המכל ומילאו אותו. שוב נשא המרצה הזקן את מבטו ושאל את הקהל: "האם המכל מלא?"
אחד ממאזיניו השיב: "נראה שלא".
"נכון!" השיב המרצה הזקן. חזר והתכופף, והפעם הוציא מתחת לשולחן סיר מלא חול. בתשומת לב שפך את החול אל תוך המכל. החול מילא את החלל בין האבנים הגדולות לבין החצץ. פעם נוספת שאל המרצה את תלמידיו: "האם המכל מלא?"
הפעם, ללא היסוס, השיבו התלמידים המחוננים במקהלה: "לא!"
"נכון!" השיב להם המרצה הזקן, וכפי שציפו תלמידיו, הוא נטל את כד המים שעמד על השולחן ומילא בהם את המכל עד לשפתו. שוב נשא המרצה הזקן את מבטו אל הקהל ושאל: "איזו אמת גדולה אנו יכולים ללמוד מניסוי זה?"השיב אחד הנועזים מבין מאזיניו: "אנו למדים שככל שנראה לנו שיומננו גדוש ומלא התחייבויות, הרי שאם נתאמץ באמת, תמיד אפשר להוסיף עוד משימות ומטלות".
"לא", השיב המרצה הזקן. "האמת הגדולה שמוכיח לנו הניסוי היא זו: אם לא מכניסים למכל קודם את האבנים הגדולות, לעולם לא נוכל להכניס אותן אחר כך".
דממה עמוקה השתררה באולם. כל אחד מן הנוכחים ניסה לתפוס את מלוא המשמעות של דברי המרצה. הזקן התבונן בשומעיו ואמר: "מהן האבנים הגדולות בחייכם? בריאותכם? המשפחה? ידידיכם? הגשמת חלומותיכם? לעשות מה שאתם באמת אוהבים? להילחם למען מטרה נעלה? להינפש? לקחת זמן לעצמכם?" כאשר תזהו מהן האבנים הגדולות בחייכם, הכניסו אותן ראשונות למכל חייכם.
נחלק למשתתפים דף עם איור של צנצנת והאבנים הממלאות אותה (מצורף בנספח). המשתתפים יצטרכו לכתוב מהן האבנים הגדולות בחייהם, מהו החצץ, מהו החול ומהם המים. ניתן להם כמה דקות למשימה ואחר כך נשתף במעגל.נעמיק בשיח על האבנים, החצץ והחול. מה המשמעות של כל אחד מהדברים? מהם הדברים שמסיחים את דעתנו וגוזלים את זמננו?ננסה להציף מרכיבים שאולי לא עלו בקרב המשתתפים – עשייה למען הקהילה/האחר, פיתוח אישי, חשיבה על העתיד, מפגשי מנהיגות שבדרך וכדומה. האם אתם מקדישים זמן לדברים הללו? אילו "אבנים" הן, מבחינתכם, הדוגמאות האלה?
מעבר לחשיבות שאנחנו נותנים למרכיבים שונים בלוח הזמנים שלנו, אחד הכלים שיעזרו לנו להתנהל איתם הוא חלוקה לפי מדדים של דחוף וחשוב. למה הכוונה? אולי ללמוד למבחן נחשב בעינינו חצץ לעומת זמן עם המשפחה שהוא אבן גדולה? אבל למבחן יש תאריך שבו הוא נערך וחשוב לנו לקחת גם את זה בחשבון.
נכיר את טבלת דחוף וחשוב: טבלה זו באה לעזור לנו לשים דגש על שני פרמטרים: חשיבות וזמן.
נצייר על הלוח את הטבלה:
ניקח כדוגמה פרויקט שעליו אנחנו עובדים יחד – פעילות תורמת קבוצתית.
למנחה: אם יש כבר רעיון לפעילות תורמת מתוכננת כדאי להשתמש בה בתרגיל זה. אם לא, אפשר להשתמש בפעילות תיאורטית או פעילות שעשיתם יחד בעבר כדוגמה. הגדירו את פרק הזמן לפני הפעילות, למשל, חודש.
המשתתפים צריכים לתת דוגמאות למשימות היערכות שעליהם לקחת בחשבון עם תכנון הפעילות התורמת, ולומר לאיזה חלק של הטבלה הם משייכים אותן. על המנחה לסייע למשתתפים למקם את המשימה במקום הראוי לה.
מצורפת דוגמה לפעילות התנדבות בקייטנת חנוכה ביישוב:
לאחר שהמשתתפים הבינו את הרעיון ניתן לכל אחד מהם דף עם טבלת דחוף וחשוב כדי שיתרגלו בעצמם.
בשלב ראשון הם יצטרכו להכין רשימה של כל המשימות שיש להם לשבוע הקרוב. לאחר מכן הם יצטרכו לחלק את המשימות לריבועים השונים בטבלה. יש לשים לב שהם מכניסים לתוך רשימת המשימות שלהם גם את האבנים הגדולות שהעלו קודם ולא רק את החול והמים.
חשוב שהמנחה יעבור ביניהם ויעזור להם לחשוב על משימות ולחשוב לאן הן מתאימות בטבלה.
נסכם את המפגש בחזרה על הדברים שעשינו. הבנו שלחץ של זמן הוא לא בהכרח דבר שלילי – הוא יכול גם להביא אותנו לתוצאות טובות יותר. אחר כך דיברנו על המשקל והמקום שאנחנו נותנים לדברים, ועל זה שיש משימות בחיינו שאולי נראות חשובות אבל למעשה הן מסיחות את הדעת מדברים שיותר חשובים לנו. לבסוף למדנו על כלי שיעזור לנו להבין איך לנהל את הזמן שלנו נכון יותר – טבלת דחוף וחשוב.
נסכם באחד מהטקסטים המצורפים.
תארו לעצמכם שיש בנק המזכה אתכם בכל בוקר בסכום של 86,400 ₪. היתרה אינה עוברת מיום ליום. בכל לילה, כל סכום שלא הוצאתם במשך היום נמחק – והחשבון שלכם מתאפס. מה הייתם עושים? מוציאים כל שקל כמובן. לכל אחד מאתנו בנק שכזה. שם הבנק: זמן.
בכל בוקר אנו מזוכים ב-86,400 שניות. בכל לילה מה שלא נוצל לטובה, הולך לאיבוד.
היתרה אינה עוברת ליום שלמחרת. אין אוברדרפט. בכל יום, נפתח החשבון מחדש.
בכל לילה, מה שנותר נמחק. אם לא השתמשתם במה שהיה בחשבון – ההפסד כולו שלכם.
אי אפשר לחזור אחורה. גם אי אפשר למשוך כנגד המחר. מוכרחים לחיות בהווה, על חשבון הזמן שניתן לנו בכל יום.
השקיעו את זמנכם, על מנת להשיג ממנו את מירב הבריאות, האושר וההצלחה בעתיד.
השעון ממשיך לתקתק, נצלו את הזמן, היום!
זכרו, רק כשתבינו מהו ערכו של כל רגע – תוקירו אותו יותר.אם תחלקו את הרגע עם אנשים מיוחדים אהובים שחשובים לכם,הזיכרונות ימשיכו להחיות את אותו הרגע לנצח בתוך לבכם. זכרו, שהזמן אינו ממתין לשום אדם.האתמול הוא היסטוריה.המחר אינו ידוע.ההווה הוא מתנה, על כן הוא נקרא באנגלית present
"אני מאמין שהחיים בעיקרם אינם אוסף השעות והימים בין לידתו של אדם למותו, אלא התוכן שאנו יוצקים לתוכם. הביטוי היותר חזק של היקום איננו זרימת הזמן לאורך חייו של אדם, אלא אוסף החותמות שהוא מטביע על הסובבים אותו מכוח אישיותו ומעשיו, ואוסף החתימות שהעולם מטביע בו – דרך רגישותו ופתיחותו לגוונים היותר דקים של גילויי החיים." (יוני נתניהו)